En tant que Directrice du Contrôle des Activités Immobilières de BNP Paribas REIM France, Stéphanie Couder est chargée de s’assurer de la bonne marche de l’activité locative de BNP Paribas REIM France. La gestion des locataires est bien évidement une préoccupation centrale de la société de gestion. Sont-ils correctement accompagnés lors de leur arrivée et de leur départ ? Sont-ils facturés à temps ? Leurs demandes sont-elles bien entendues ? Focus sur ce lien indispensable entre gestion immobilière et performance financière.
Quel est le rôle des Property Managers ?Stéphanie Couder : Les Property Managers sont en charge de la gestion locative des immeubles que nous leur confions et des relations avec les locataires. Ils s’occupent d’établir les contrats de gestion des équipements des immeubles, des visites, de réaliser les états des lieux, de la facturation des loyers et des charges et de répondre au quotidien aux différentes demandes des locataires au sujet de leurs locaux. Enfin, ils veillent, sous le contrôle de notre service technique, au bon respect de nos obligations réglementaires, notamment en matière de sécurité des personnes, d’hygiène, d’accessibilité et de sûreté. C’est un vrai métier, une vraie responsabilité, une vraie expertise. Nous nous appuyons donc sur des Property Managers expérimentés partout en France, situés au plus près des immeubles pour pouvoir, en cas de besoin, se rendre sur place rapidement. Ils sont également équipés des ressources applicatives nécessaires pour gérer la facturation, l’encaissement, le recouvrement des loyers… Nous contrôlons leur travail et échangeons beaucoup avec eux en fonction des besoins ou pour faire des points réguliers sur les immeubles dont ils ont la responsabilité.
S.C. : Lorsqu’un bail est signé, notre service le contrôle et l’enregistre dans notre système informatique. Nous disposons ainsi d’une vision globale et détaillée sur l’ensemble du patrimoine. Puis le bail est ensuite transféré au Property Manager en charge de l’immeuble concerné qui s’occupe de l’état des lieux d’entrée. Lors du départ d’un locataire, il s’occupe alors de l’état des lieux de sortie et réalise une estimation chiffrée des travaux nécessaires en vue d’une nouvelle location. Pour notre part, nous nous assurons que ces états des lieux aient été correctement effectués. Pour les arrivées de locataires comme les départs, nous avons automatisé et rationnalisé au mieux tous les processus pour ne rien laisser au hasard.
Property Manager, c’est un vrai métier, une vraie responsabilité, une vraie expertise.
Stéphanie Couder : Je supervise une équipe constituée de 9 personnes : le service Contrôle des Activtités Immobilières. Notre département joue notamment un rôle d’interface entre les Asset Managers, chargés de valoriser nos investissements immobiliers, et les Property Managers, qui assurent la gestion locative opérationnelle.
Notre mission principale est de superviser le travail des Property Managers et de faire remonter les informations pertinentes auprès des Asset Managers. Notre responsabilité est de garantir la justesse et l’exhaustivité des éléments financiers et extrafinanciers intégrés dans nos outils de gestion des actifs, qui servent de base pour réaliser les prévisions de résultat et donc de dividendes des fonds gérés. Nous sommes l’un des seuls institutionnels à disposer d’un tel service.
Nous jouons un rôle d’interface entre Asset Managers et Property Managers
S.C. : Ce sont les Asset Managers de BNP Paribas REIM France qui commercialisent les locaux et sélectionnent les dossiers des locataires. Notre service intervient uniquement une fois le bail signé en collaboration avec les Property Managers, pour gérer la relation avec les locataires au quotidien. L’Asset Manager reprend la main lorsqu’un imprévu se présente et qu’une décision de gestion peut avoir un impact financier sur le fonds d'investissement (SCPI ou OPCI).
S.C. : Les Property Managers établissent et envoient les factures de loyer à l’ensemble des locataires de nos immeubles. La facturation est en général trimestrielle. Les Property Managers doivent ensuite s’assurer, sous notre contrôle, du paiement des loyers. Notre service suit régulièrement et de façon très précise les impayés de nos locataires afin d’obtenir un paiement dans les meilleurs délais.
Que se passe-t-il en cas de défaut de paiement d’un de vos locataires ?S.C. : Ce sont les Property Managers qui interviennent pour gérer le processus de recouvrement des sommes dues. Ils disposent de services dédiés au traitement des contentieux. Nous convenons avec chacun d’eux d’un planning de recouvrement précis et gradué pour les relances, les mises en demeure et les commandements de payer. Dans une très grande majorité des cas, ces mesures suffisent à obtenir le paiement. Si ce n’est pas le cas, nous avons toujours la possibilité d’assigner le locataire faisant défaut en justice ou d’actionner la clause résolutoire du bail pour expulser le locataire. Ces solutions sont à la main de l’Asset Manager, qui décide de la solution la plus adaptée en fonction des spécificités des sites concernés.
S.C. : C’est le Property Manager en charge de l’immeuble qui propose un budget de fonctionnement pour l’année à venir. Ce budget regroupe l’ensemble des contrats relatifs à l’actif et comprend une réserve pour tous les travaux courants. Ce budget est ensuite validé par l’Asset Manager. Chaque projet de dépense non anticipée dans le budget doit être soumis à l’Asset Manager, voire au Fund Manager, pour étude. Celui-ci prend ensuite une décision en fonction de l’opportunité des travaux et de l’équilibre financier du fonds qu’il gère. Notre service est en charge de piloter ce processus en s’assurant que les étapes de validation soient respectées par tous. Nous sommes très attentifs à la maitrise des charges de nos immeubles et nous étudions attentivement l’évolution du budget d’une année sur l’autre.
Chaque dépense non prévue dans le budget doit être soumise à l’Asset Manager.
S.C. : Nous intervenons en effet en support des Asset Managers pour le renouvellement des baux. Nous préparons chaque dossier en faisant des propositions de tarifs pour le nouveau contrat. Soit nous maintenons les prix, soit nous suggérons une révision du loyer. Lorsque l’Asset Manager valide la valeur du nouveau loyer, nous rédigeons l’acte de renouvellement en partenariat avec notre service juridique. Nous intervenons également pour rédiger les avenants aux baux tels que les ajustements nécessaires en cas de changement de dénomination du locataire, de modification d’une ou plusieurs clauses du bail comme l’indice de révision…Nous sommes aussi à l’initiative de la rédaction des mandats de commercialisation locative dès l’information du départ d’un locataire et nous nous assurons que tous nos locaux vacants soient sous mandat, sauf dérogation expresse de l’Asset-Manager.
Par ailleurs, notre service est en charge de notre référentiel documentaire logé dans un outil de Gestion Electronique de Document (GED). Notre base documentaire est un atout majeur pour l’accomplissement de nos missions d’Asset Management.
Enfin, nous intervenons dans le pilotage des campagnes d’expertises en évaluation immobilière de nos actifs dont la fréquence est réglementée. Nous nous assurons de la qualité des données patrimoniales que nous transmettons aux experts externes et nous sommes garants du respect des plannings de remise des rapports.
